Web受発注システム導入事例「日建リース工業株式会社様」

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EC-Connect＋  WEB受発注  スクラッチ開発 

Web発注利用率が“5%未満”からわずか1年半で“37%”に大幅上昇。
受注処理1件あたり約10分の効率化に繋げ、大幅な工数削減を実現。
年間30万件の受注業務を変革した、Web受発注システムのリニューアル。

30万件の受注をアナログが覆う――内製Webは利用率5%未満

仮設事業部の受注件数は全国で年間約30万件。岡田様と中村様が所属する仮設東京支店営業２部においては月に1,000件以上の注文があり、2020年以前まではその全てが電話やFAXによるものでした。電話やFAXによることで、次のような問題が散見されました。
・電話やFAXから販売管理システムへの転記にとにかく工数が掛かる。また、手作業による転記ミスが発生。
・口頭でのやり取りによる、「言った」「言わない」の認識齟齬。事実確認ができない。
・受注処理を進めている最中にも他の注文電話は来るため、並行作業による業務負担の増大。

このようなオペレーションであることから、1件あたり15分前後の対応時間を要しておりました。
さらに、注文ミスに繋がることもあり、クレームに直結するような状況でもありました。

こうした問題を解決するために、受注処理業務をデジタル化する方針となりました。
まずは仮設東京支店を皮切りに、日建レンタコムによりNikkenダイレクトの内製での開発が進められることになりました。

しかしながら、Nikkenダイレクトからの注文数は一向に増えず、利用率はわずか5%未満に伸び悩んでおりました。

利用率が伸び悩んだ要因として、次のような点が挙げられました。
・Webデザインの見栄えが悪い。ユーザーインターフェースや導線がわかりづらい。総じて使いづらい。
・営業やお客様から改修要望が挙がっても、対応には数ヶ月～1年単位の時間を要してしまい、タイムリーな改修やフィードバックをできなかった。

など、とにかく現場利用者からの評判が悪かったと言います。

石黒氏：日建レンタコムでは基幹システムもオーダーメイドで構築してきておりましたので、どうしても私たちが開発すると社内業務の画面のようになってしまう。その結果、お客様に受け入れられるようなユーザーインターフェースであったり、導線にできなかったりしたことは、反省材料の一つとして考えております。

日建リース工業株式会社　仮設東京支店 営業２部 課長 岡田 真治氏

岡田氏：現場側の要望はタイムリーなものが多く、改修スピードにも問題がありました。「これをこう変えてほしいんだけど」と簡単に言っても、要望や状況によっては「改修に1年掛かります」というケースもあったので、使っていただけるお客様も中々増えづらかった印象があります。

こうした状況を打開するため、Nikkenダイレクトのリニューアルに踏み切りました。

 

変革の起点――スクラッチという選択

リニューアルプロジェクト始動――乗り越えた困難

リニューアルプロジェクトが本格化し、推進するなか、いくつかの苦労が現れました。

[苦労した点]
・同業他社のECサイトと比較し、Nikkenダイレクトに足りない点を列挙することに時間を要した。
・デザインについては漠然的なリクエストを受けることが多く、どう組み上げれば良いか悩んだ。
・新システムに機能を踏襲するにあたり、現行のNikkenダイレクトの仕組みを解析したところ、日建レンタコムでも認知していない仕様（ブラックボックス）が存在し、要件を練り直すケースが発生。

石黒氏：『現場から、「この同業他社のECサイトは使いやすい」などの評判は聞いていたので、実際に”何が使いやすいのか”を探るために、「Nikkenダイレクトに足りないところはどういうところか」を具体的に営業からお客様にヒアリングしてもらっていました。その内容をもとに、要件をブラッシュアップしていきました。さらに、トーテックさんにも第三者としての意見を尋ね、構成を練っていき、またお客様へフィードバックして意見をもらう、ということを繰り返していきました。

山田氏：「今風なデザインが良い」など漠然としたイメージで言われることが多く、具体的に尋ね返してもハッキリと回答を得られることは中々ありませんでした。何が正解で何が良いかわからなく悩みましたが、素直にトーテックさんに相談をしたところ、デザインのプロとして上手くまとめていただきました。また、「この機能ってなんでこういう仕様になっているんだろう」など、現行機能の解析を進めてみるとブラックボックス化している部分の存在が見えてきて、”作ったのに覚えていない”ということが結構ありました。「現行を踏襲して作ってください」とトーテックさんに依頼したものの、現行が見えないので要件を決め直す、というケースもあったのは大変でした。

このように課題をひとつずつ解決しながら、リニューアルの要件が取りまとめられました。
しかし、苦労した点だけでなく、良かった点も多くありました。

[良かった点]
・プロジェクトに取り組む時点で、現行のNikkenダイレクトに対する現場からの意見は多く挙がっていたため、ゼロベースでスタートするよりもスムーズに進めることができた。
・日頃、営業の方々がお客様に寄り添い、誠実な対応をされているため、お客様の本音を多く聞き出すことができた。

川原：当時のNikkenダイレクトに様々なご意見や不満の声が挙がっていましたが、振り返ると、実はそれが非常に良いステップ・プロセスだったと思います。私どもは多くのお客様へシステム構築の支援をしますが、ゼロベースからのスタートですと、要件の取りまとめの難易度は高く、その分時間も多く要します。しかし、今回は基となるシステムが既にあり、改善案や方針もかなり定まっている状況でしたので、我々としては非常に推進しやすかったです。また、営業の方々がお客様に入り込んでいて、「ECサイトのあれが好き・これが嫌い」という本音を聞き出していただいたので、デザインの検討にとても活かすことができました。やっぱり営業の方々がお客様に寄り添っていること・リレーションが構築できていることは御社の強みであり、本件にも活きた、と感じております。

産業システム事業部 WEBバリューシステム部 部長代行 小幡 哲郎

小幡：要件定義中にはモック（視覚的なサンプル）をとにかく多く・早めに作りました。開発工程から導入後にギャップが発生しないよう、モックで動きを見てもらい、納得してもらえる画面にすることを心掛けていました。

リニューアル直後の反響――44,000件以上のWeb受注獲得、1件10分削減

様々な苦労を乗り越え、いよいよ2024年9月、Nikkenダイレクトがリニューアルを迎えました。
実際、当時の評価はどのようなものだったのか。振り返り、次のような意見が挙げられました。

・リニューアル直後の2024年度のWeb受注件数は約44,000件まで積み上がり、利用率を5%未満から24%まで一気に引き上げることに成功。
・1件あたり10分程度の工数削減に成功し、生産性が飛躍的に向上。
・システムの印象が変わり、お客様からポジティブな感想をもらえることが増加。

日建リース工業株式会社　仮設東京支店 営業２部 営業業務 中村 円香氏

中村氏：電話やFAXで15分前後掛かっていた業務が、Webになったことで5分くらいで終わるようになりました。リニューアルしてからはより当社向けに作ってもらえたので、操作もしやすくなり、業務が楽になっています。

岡田氏：リニューアル後は何の混乱もなく、スムーズに立ち上がりました。不具合も少なく、Webの発注が徐々に増えていき、生産性が凄まじく向上しました。私の部署だけでも注文は月に1,000件ほどあるので、1件5分になるだけでも、積み重ねてみると大きな工数削減に繋がっています。その分、他の業務を回せるようになりました。また、電話の件数がゼロになったわけではありませんが、ひっきりなしに電話していた頃と比べると頻度は落ち着いたので、そういったプレッシャーから解放されたことも効果として非常に大きく感じています。

石黒氏：当時のNikkenダイレクトとは第一印象が全然違いましたね。「見栄えが悪い」という問題も解決でき、お客様が気軽に入っていただけるような画面構成になったと感じています。

また、利用されるお客様からも様々な感想が挙がっておりました。
・都合の良いタイミングで発注を掛けられるので、日建リース工業の営業時間に限らず注文ができるようになったことは助かります。
・注文履歴を振り返ることができるので、社内への情報共有がしやすくなったり、注文ミスを減らせるようになったりしました。

さらに、そのようなお客様からの声をいただくなか、トーテックがリニューアルしたことによって、次のような効果もございました。

岡田氏：既存のお客様は特に声を上げてくれます。「使い勝手が良いね」と言ってくれるようになりましたし、「ここの機能はもっとこう良くして欲しい」など具体的なリクエストを言ってくれるようにもなりました。今は、お客様から要望をもらったらトーテックさんにもタイムリーに情報を共有しています。現場の生の声を直接共有しているので、温度感も伝えやすくなりました。トーテックさんとは定例会も設け、要望の優先順位を調整しながら改修を進めてもらっているので、改修スピードやお客様へのフィードバックも早くなり、結果的に利用率の向上に繋がったと感じています。

以上のことから、新しいNikkenダイレクトは無事本稼働でき、日建リース工業とそのお客様の業務改善に大きく貢献できる形となりました。 

リニューアルから1年――トップ支店はWeb受注70%、支店間の学び合いの推奨

では、本稼働から約1年を迎えた現在のNikkenダイレクトの状況はいかがでしょうか。皆さまより次のように語っていただきました。

・2025年11月度のWeb受注率は27%まで伸長。さらに2026年1月度のWeb受注率は33%まで伸びており、著しく利用率が上がっている状況。
・支店毎に見ると、7,8支店は50%超えを記録しており、さらにトップの支店は70%を記録。

日建リース工業株式会社　営業推進本部 本部長 富田 淳一氏

富田氏：全拠点で50%超えを目指したいので、まだ17%足りないんです。横浜支店は営業に若手が多く、70%まで伸びていますが、営業の年齢層が高い支店は中々伸びづらく、そこが課題です

日建リース工業株式会社　取締役常務執行役員 営業本部副本部長兼仮設事業本部長 中六角 厚志氏

中六角氏：その課題に対しては”本気度をどうやって引き出すか”ということが大事だと思っています。成功している支店ではリーダーが部下をしっかり巻き込んでいます。Nikkenダイレクトを使う意義をリーダーが伝えて、部下に納得してもらえると行動に繋がり、業務効率が目に見えて上がっていきます。それに伴って利用率が上がります。そして、”効率化できている”という実態を他の支店にも直接見てもらって、どういうところに秘訣があるのか、支店間で学び合うことを推奨しています。最初の一歩を踏み出すことは足が重たいですが、一歩動かせば、二歩、三歩と勢いついて動けていけると思っています。

さらに、経営層からだけでなく、現場からの後押しもあると石黒様は語る。

石黒氏：実は最初は東京支店が最も利用率が伸びていたんです。それは、中村のような業務担当がやっぱり楽になるので、業務担当から営業に対して、Nikkenダイレクトをもっと案内してもらえるよう後押しをしてくれるんです。電話やFAXによる大変さも併せて伝えてくれるので、営業が取り組んでもらえるようになり、それでリニューアル後の利用率がさらに加速したので、東京支店の業務担当の方たちには感謝をしています。

このように効果は顕著に出始め、これからも継続していけるような体制を整えられています。

トーテックへの期待――日建グループとして目指す将来像

最後に、当社へのサポートの評価や今後のビジネスの展望について伺いました。

山田氏：トーテックさんの技術力の高さと迅速な対応に満足をしています。特に喜多さんからは設計段階で多くのご指摘をしていただき、我々が認識できていないことも細かく教えてもらい助かりました。

石黒氏：最近は現場にスマホやタブレットの導入も進め、レンタル品の検品作業のデジタル化にも取り組んでいます。そちらも仮設事業部がメインですが、全社ペーパーレス化を志しながら業務効率化を図っていこうと考えております。また、今の世の中はAIをどのように活用していくかが潮流になっているかと思います。AIを活用し、ECサイトにおいても「まるで人間と会話しているかのように注文できる仕組み」みたいなものが今後望まれてくると思うので、御社にはそのようなご提案もいただきたいと考えています。一番は、「日建のサイトが一番注文しやすくて良いよね」とお客様に言ってもらえるようなご提案をしていただきたいと期待しております。

中六角氏：受発注のやり取りには品番が必ず付いています。当社では、自社独自の品番を持っていて、物は同じでも他社と品番が若干異なります。当社の品番でご注文をいただければ、それが”共通の言語”となり、その効果は非常に大きいと思っています。「商品の呼び名＝当社の品番」という認識を持っていただければ、仮に複数社から注文品のレンタルを検討するにしても、馴染みのあるほうが優先されるのではないか、という期待があります。Webからの発注率を高めることによって、利用されるお客様の意識の中に、当社の品番が浸透していけば良いなと考えています。もちろん、当社の社員も”共通の言語”でやり取りをするので、間違いも減り、効率が良くなる。さらに業務負担も減っていくというところに繋がれば、お客様としても当社としてもメリットが膨らんでいく。将来的にはそのようなことを目指していきたいという願望を持っています。

トーテック担当者のコメント

産業システム事業部 WEBバリューシステム部 喜多 洋介

喜多：私はこれまでプログラミング開発の経験を長年積んでおりましたが、今回のNikkenダイレクトに携わらせていただいたことで、技術的にさらに成長することができ、非常に良い経験をさせていただいたと思っております。開発面では力になれると自負しておりますので、今後も引続きお付き合いのうえ、是非お力添えさせていただければと思っております。

小幡：今回リニューアルしたNikkenダイレクトは、日建レンタコム様のシステムの作り方に合わせて構築をいたしました。ですので、資産もすべて日建レンタコム様が利用できる形で提供させていただいております。今後も引続き日建レンタコム様が使っていきたいシステムとして提案できればと思っていますので、細かいところでも構わずご相談ください。

川原：受注業務のWeb化は2回目からの注文が非常に楽なので、その点もお客様への利用促進に有効だと考えています。末永く使っていただけるように支援をしていきたいと考えております。また、今回はNikkenダイレクトのリニューアルにて携わらせていただきましたが、トーテックとしては3,000名以上のエンジニアを抱えています。技術者派遣や、工場・現場向けのシステム導入なども請け負っていますので、是非他の領域でも改善の提案を差し上げたいと思っております。