導入事例「日清丸紅飼料株式会社様」

日清丸紅飼料では、お客様ごとの飼養環境や生産目標に合わせて飼料設計を行い、その内容を給与マニュアルとして提案しています。給与マニュアルの作成では、使用する原料や給与方法、飼養環境など、お客様ごとに異なる条件を踏まえながら試算を行う必要があり、営業担当者や技術担当者がExcelを活用して作成をおこなっていました。
Excel自体は使いやすく、運用は現場に定着していましたが、運用を続ける中でいくつかの問題もありました。

問題①　成分値の確認に手間がかかる
飼料設計に利用する成分値は、飼養標準をベースに、研究で得られた知見や分析結果を反映しながら継続的に更新しています。しかし、給与マニュアル作成に使用するExcelファイルは担当者ごとに管理していたため、成分値が更新されるたびに各担当者が個別にデータを修正する必要がありました。
そのため、試算に使用する成分値が最新情報へ更新されていないケースも発生しており、使用している成分値が最新版であるかどうかを確認しなければなりませんでした。
本来であれば顧客提案や技術的な検討に時間を使いたいものの、データの整合性確認に時間が割かれていたことが大きな問題となっていたのです。

問題②　ノウハウや試算結果を組織で活用できない
もう一つの問題は、過去の提案内容や試算結果、飼料設計に関するノウハウが担当者ごとに管理されていたことです。必要な情報が個人単位で保管されていたため、類似案件が発生した際にも過去の事例をすぐに参照することができず、蓄積された知見を十分に活用できていませんでした。
そのため、長年蓄積してきた飼料設計のノウハウを個人の経験に依存させるのではなく、会社全体の資産として共有・活用できる環境づくりが求められていました。

こうした問題を解決するため、社内では営業活動の効率化に向けた検討が進められていました。営業スタイルの見直しの一環として実施した社内アンケートでも、給与マニュアル作成業務の効率化が課題として挙がったことから、畜産業務部と情報システム部が連携し、改善に向けた取り組みを開始しました。

検討を進める中で見えてきたのは、「誰が作成しても同じデータを利用できること」と、「蓄積された知見を組織の資産として活用できること」の重要性でした。そこで、データの一元管理による業務標準化と効率化を実現するため、飼料計算ソフトの構築に着手しました。単なるExcelの置き換えではなく、業務改善とノウハウ継承を支える基盤づくりとして、システム化を推進することになったのです。　

システム化を検討する中で、改めて実感したのがExcelの使いやすさです。現場では長年Excelを活用しており、入力した内容がすぐに反映されることや、直感的に操作できることが当たり前になっていました。そのため、新しいシステムを導入するにあたって、業務フローや操作感を大きく変えることは避けたいと考えていました。
また、給与マニュアルの作成業務は日々の提案活動を支える重要な業務です。どれだけ機能が充実していても、利用者が使いづらさを感じてしまえば定着は難しくなります。そのため、業務の標準化を進めながらも、現場が違和感なく利用できることを重視してシステム選定を進めました。

システムの選定にあたっては、複数の製品やサービスを比較検討しましたが、実現したい機能は備えていても操作感に違和感があったり、既存業務の進め方を大きく変える必要があったりと、理想に合うものはなかなか見つかりませんでした。

そのような中で出会ったのがForguncyです。ForguncyはExcelで行っていた業務の考え方や運用を活かしたままシステム化できる点に加え、Excelに近い操作感や軽快な動作も実現できることから、現場への定着をイメージすることができました。
また、私たちはシステムを導入して終わりではなく、運用しながら業務に合わせて改善を続けていきたいと考えていました。その点、Forguncyはアプリの追加や改修にも柔軟に対応できるため、将来的な活用の広がりも期待できました。
こうした現場での使いやすさと、継続的な業務改善を支える柔軟性を評価し、Forguncyの採用を決定しました。

飼料計算ソフトの導入後、これまで担当者ごとに分散していた成分値や試算データを一元的に管理できるようになりました。日々の業務の中でも、様々な効果を感じています。

効果①　成分値の一元管理で確認作業を削減
導入効果としてまず挙げられるのが、成分値管理の一元化です。
これまでは、各担当者がそれぞれ異なるExcelファイルを利用していたため、提案内容を確認する前に、使用されている成分値が最新かどうかを確認する必要がありました。
飼料計算ソフトの導入後は、全担当者が共通のデータを参照できるようになり、成分値の更新状況を個別に確認する手間がなくなりました。その結果、成分値の確認に費やしていた時間を削減できるようになり、提案内容の検討やお客様への支援といった本来注力すべき業務に時間を充てられるようになっています。

効果②　試算結果とノウハウを活用できる基盤へ
もう一つの大きな成果が、試算結果や提案ノウハウを組織全体で活用できるようになったことです。
以前は、過去の提案内容を参照するために担当者ごとに管理されているExcelファイルを探す必要がありましたが、現在では、システム上で過去の試算結果を確認しながら検討を進めることができます。過去の事例を活用しやすくなり、提案業務の効率化につながっています。
さらに、蓄積されたデータは若手社員の育成にも役立っています。現在は飼料計算ソフトを活用した研修を実施しており、実際の試算画面を見ながら指導を行っています。「この数値をどのように判断するのか」「この牛にはどの程度の値が適切なのか」といった考え方をその場で共有できるため、実務に近い形で知識やノウハウを身に付けられるようになりました。

このように、飼料計算ソフトの導入は、業務効率化だけでなく、ノウハウの蓄積や技術継承を支える基盤としても活用されています。

飼料計算ソフトの運用が定着した後、Forguncyを活用した自社開発にも挑戦しました。その第一弾として取り組んだのが、発注書作成フォームの開発です。

畜産業界では、原料相場や為替、世界情勢などの影響を受け、定期的に価格改定が行われています。そのため、発注担当者は、価格改定のたびに紙やExcelで管理している見積情報を確認しながら発注書を作成していました。しかし、この運用では見積情報を探す手間が発生するだけでなく、価格確認のミスが生じるリスクもありました。
また、発注書の作成には委託先ごとに異なる価格情報の管理が必要であり、発注書には法令上記載が求められる項目もあります。そのため、担当者や拠点ごとに運用方法が異なると、入力ミスや記載漏れが発生する可能性があり、業務品質を維持するためにも業務の標準化が求められていました。

そこで取り組んだのが、見積価格を一元管理し、その情報をもとに発注書を作成できる仕組みづくりです。業務の効率化だけでなく、発注業務を統一したルールで運用できる環境づくりも目的の一つとして進めていきました。

「初めてのアプリ開発もサポートを受けながら形にできました」

Forguncyでのアプリ作成の様子

今回、Forguncyでの飼料計算ソフトの構築をきっかけに、発注書作成フォームの開発にも取り組むことができました。もともとシステム開発の経験があったわけではありませんが、トーテックさんのサポートを受けながら実際にアプリを作っていく中で、「自分たちでも業務に合わせた仕組みを作れる」という手ごたえを感じています。

業務を行う中で、「もっとこうできたら便利なのに」と感じる場面は少なくありません。Forguncyは、そうしたアイデアを形にしやすいツールだと感じています。まずは一つの業務から始めることで、新たな改善の可能性も見えてくるのではないでしょうか。

私たちは、今回の取り組みを単なる業務効率化とは捉えていません。今回の取り組みはゴールではなく、次のステップへ進むための土台づくりだと考えています。まずはデータを一元管理し、誰もが同じ情報を活用できる状態をつくること。その基盤が整うことで、今後のさらなる業務改善にも取り組んでいけるのではないかと期待しています。

現在は飼料計算ソフトや発注書作成フォームの活用を進めていますが、今後はさらに活用範囲を広げながら、業務改善やデータ活用につなげていきたいです。