i-Reporter導入事例「株式会社さんわコーポレーション様」

「現場から上がってきたのは、品質記録や機械設定確認など、日常的に使用している帳票に関する悩みでした」

当時運用していた帳票は全部で110～120種類。
品質記録帳票を中心に、多くの帳票が紙やExcelベースで管理されていました。
記録の流れとしては、

• 現場作業者が紙へ記入
• 現場リーダーが確認
• 品質管理部門が確認

というフローで運用していました。

品質を守るためには必要不可欠な仕組みでしたが、多品種製造を行う同社においては、帳票管理そのものが大きな業務負担となり始めていました。
また、アイテム数が多いことから、当時の帳票は、商品ごとに記入欄や帳票の種類が細かく分かれていました。
実際は１つの商品や工程で、帳票内に記入する箇所は一部だけという帳票も少なくありませんでしたが、品質を守るためには記入した箇所だけでなく、すべての確認項目をチェックする必要があります。

立花様は当時の状況を次のように振り返ります。

商品本部 本社プロセスセンター 統括　立花義和氏

「人による作業が問題で、書き漏れや基準値のチェックが現場の負担になっていました」

記入漏れがないか、基準値から外れていないか、賞味期限やラベル情報に間違いがないか。
こうした確認作業はすべて人の目で行われていました。

特に食品製造では、品質記録に誤りがあると大きな影響につながります。
例えば賞味期限が、正しくは「2027年」、実際の記入は「2026年」となっていて、そのまま現場担当者が気づかず次のフローに回してしまった場合、商品自体に問題がなくても、品質管理部門から見ると基準逸脱となります。

その結果、

• 商品の隔離
• 帳票確認
• 再検査

といった対応が必要になってしまうため、本当は問題がなくても、一つの入力ミスで大きな時間ロスになってしまいます。
食品製造において品質管理は最優先事項だからこそ、帳票の正確性が非常に重要なのですが、品質を守るための紙帳票の仕組みが、結果として現場や品質管理担当者の負担を増やしていました。

実際、i-Reporter導入前の紙帳票には、

• 作業開始時間
• 作業終了時間
• 賞味期限
• 製品コード
• ラベル情報
• 作業実績

などを記録されていました。
作業時刻の記入後は、作業時間を人手で計算し、帳票にコードや賞味期限を記入した後は、商品ラベルと照らし合わせて、その一文字一文字にレ点をつけながら確認し、ダブルチェックするという作業を人が実施していました。
記入して、計算して、確認して、再確認するという作業を全て人が日常的に行うため、そのような運用ではレ点を打つことが仕事になってしまい、ダブルチェックしてもなおミスが発生してしまう状況にあったと言います。
また、帳票1枚あたりの記入・確認時間は10～15分。確認帳票だけでも1日6種類程度使用していたため、単純計算で1日1時間。帳票作業だけで相当な工数が発生していました。

品質向上の裏で増えていった現場負担

そんな中、さんわコーポレーションでは現場の品質意識向上活動が進み、クレーム件数も減少していました。
しかしその一方で、品質管理を維持するための帳票の記入や確認作業が徐々に大きな負担となっていました。

商品本部 本社プロセスセンター 統括　立花義和氏

「気付けば帳票を書くことが目的になり、帳票が品質維持のボトルネックになっていました」

近年、現場の品質への意識も向上し、クレームも減ってきていました。
しかし、1日に6種類程の紙帳票への記入やチェックに時間がかかり、帳票自体も細かくて見にくいため、記入する現場担当者もチェックするリーダーも帳票の運用自体が大きな負担となっていました。
現場の品質への意識が向上してきたタイミングにもかかわらず、このような帳票運用そのものがボトルネックになっていることが明確になっていました。

このような状況を受け、さんわコーポレーションは現場の帳票記入や確認の業務改善を目的に現場帳票のシステム化検討を進めていきます。

。

「今の帳票を活かしたい」から始まったi-Reporterでの帳票電子化

さんわコーポレーションは、上記のような状況から脱却すべく、電子帳票の導入を決めました。
電子帳票システムの選定にあたっては、i-Reporter以外にも複数製品を比較して選定を進めたと言います。
立花様は当時をこう振り返ります。

「既存帳票をそのまま電子化できる点が最大のメリットでした」

帳票電子化の検討を進めるうえでは、他にも2製品ほどツールを比較しました。
ただ、他製品は標準化を重視した仕組みで、多品種製造を行う当社の運用には合わせづらい部分がありました。商品ごとに細かな違いが存在する食品製造現場では、画一的な帳票設計では対応が難しいケースがあります。

その点、i-Reporterは既存のExcel帳票をベースに電子化できるため、現場の運用を大きく変えることなく導入できます。今使っているExcel帳票をそのまま活かせることが大きな決め手でした。

i-Reporterでの帳票構築を進められた本多様は、このように振り返ります。

商品本部 本社プロセスセンター　本多真矢氏

「単なる帳票構築ではなく、業務改善を起点にした提案が嬉しかったです」

導入プロジェクトでは、「現場が慣れ親しんだ帳票は変えたくない」という要望と、「帳票数を減らしたい」という2軸の要望がありました。
一見すると相反する要件ですが、トーテックさんに業務改善の視点から業務や運用の整理をいただくことで、どちらの要望も叶えることができました。

これまでは、商品によって賞味期限の扱いなどが違うために帳票を分ける必要がありました。しかし、汎用的に使えるように、データをマスタ化し、計算によって帳票上にデータを持ってこられるようなかたちにすることで、帳票を簡素化することができました。
商品ごとに異なっていた運用を可能な限り共通化することで、同じ様な見た目の帳票を減らし、帳票数の削減を実現しました。
ノウハウを駆使して、要望を実現いただけたことはもちろん助かりましたが、紙を電子帳票に単純移行するだけではなく、業務や運用そのものを整理しながら提案してくれたことが非常に良かったです。

トーテックアメニティが実現した仕組み

今回のプロジェクトでは、i-Reporter標準機能だけでは実現が難しい要件も存在していました。
そこでトーテックアメニティでは様々な仕組みを組み合わせながら対応を進めました。

トーテック担当SEコメント

ソリューションビジネス本部 産業システム事業部
第１システム部 第２グループ 上席リーダー 横井 勝敏