データ取込作業の自動化で月間10時間の削減
マスタメンテナンス・データ抽出作業の撤廃
現場業務に入り込んだプラス提案とサポート
業界トップクラスの規模を誇る模型・玩具の総合卸商社である東海模型株式会社（以下、東海模型）。
30〜40万点に及ぶ膨大な商品を取り扱い、全国の大手家電量販店をはじめとする小売業を中心に、北海道から九州まで約100社以上の取引先へ供給しています。
多拠点とのやり取りが発生する中、コロナ禍が拡大した頃からの巣ごもり需要で玩具業界のマーケットが急激な成長を進めたことで、主要顧客との取引が増大するだけでなく、新たな顧客との取引も増加する様になりました。
一方で、アイテム数が多い上に取引が増大し業務量が増加。定型業務の効率化が求められる中、問題が浮き彫りになり、熟練社員がいるからこそ業務が回っている現状が判明いたしました。
こうした中で、データ連携ツールを活用した定型業務の効率化を提案したのが、ノーコードデータ連携ツール「ASTERIA Warp」を取り扱うトーテックアメニティ株式会社（以下、トーテック）です。
トーテックは、受注・出荷処理や経理業務における業務効率化を実現するために、ノーコードデータ連携ツール「ASTERIA Warp」を用いた解決方法を提案し、東海模型と協力して導入しました。
ASTERIA Warpでどのように業務省力化を実現したのでしょうか。導入の経緯と今後について、次の方々に伺いました。
＜東海模型株式会社＞（発言順）
トイホビー本部 商品部 マネージャー 片山廉氏
経理部 宮地優子氏
代表取締役社長 酒井健一郎氏
＜トーテックアメニティ株式会社＞（発言順）
産業システム事業部 第2システム部 第2グループ 戸張雅文
産業システム事業部 第2システム部 第2グループ 寺井円香
産業システム事業部 中日本営業部 第2グループ 山中萌々華
受注・入荷処理業務で毎日発生する、データ取込の定型業務については、こんな問題を抱えられていました。
「毎日、忙しい時間帯に発生する手作業業務に追われていました」
基本的な業務の流れとして、朝にお客様からいただいた注文を受注データとしてまとめて基幹システムに取り込み、そこから納品に向けた業務を行っています。
そのため、業務を始めるには毎朝の取り込み作業が発生し、大手の得意先ですと1社で数万～数十万件の商品の注文データを取り込む必要があります。
しかしながら、お客様からの注文というのは得意先独自のEDI/EOSが主流で、注文データのファイル形式がバラバラの状態で受領しますので、その受注データをCSV形式に変換し、基幹システムに取り込むといったことをする必要があります。
当社ではその取り込み作業を人手で行っていたのですが、入荷や問合せが多く忙しい朝の時間にすぐに業務を始められるよう、毎朝担当者が業務開始前の早朝に出社して受注データの変換・取り込み作業を行わなければなりませんでした。
さらに、朝だけでなく夕方にもデータの変換・取り込み作業が発生していました。
夕方以降は納品された商品の検品作業がありますので、その前に仕入れ先からの入荷データを手作業で基幹システムに取り込み、在庫数量も手入力する必要がありました。
毎日、朝と夕方の忙しい時間帯に30分～1時間の定型作業が発生することで時間を要していましたし、特に朝は早朝出勤になりますので担当者にも負荷がかかっていました。
変換や取り込み方法は誰でも知っているというわけではなかったので、熟練社員に属人化してしまっていた部分もあります。
さらに、経理業務におけるマスタメンテナンスや納品データの抽出についてのお悩みもありました。
経理部 宮地優子氏
「マスタデータの二重管理に手間とストレスを感じていました」
経理業務の中で、新しい顧客の増加や顧客情報変更の際にはマスタメンテナンスが度々発生します。
メンテナンスが必要になった際は、基幹システム内のマスタを追加・修正しているのですが、現在会計システムとして奉行クラウドを利用しておりますのでそちらもメンテナンスが必要となります。
そのため、システム毎にマスタをメンテナンスする運用となり、二重管理が発生していました。
メンテナンス自体はさほど時間はかからないものの、業務に追われている中ですと二重管理をしなければならないというのが単純に手間で、小さなストレスでもありましたし、片方のメンテナンスだけ行ってもう片方は後から…と後回しになってしまうこともありました。
そのため、過去にはマスタメンテナンスを失念したことで、基幹システムのデータを会計システムにインポートできないという事案が発生したことも何度かあります。
経理業務の最終的なアウトプットは財務諸表であり、当然の事ながら信頼性が求められます。
信頼性が求められるからこそ、「素早く・正確に」日次業務を遂行する事が必要な中、どういった対応策が考えられるのか、頭を悩ませておりました。
「毎日の納品データを目視で抽出する手間がありました」
データの抽出作業においても手間を感じていました。
これまで、お客様への納期回答のため、毎日決まった時間に、「今日何を出荷したのか」というデータを目視で基幹システムから抜き出していました。
毎日決まったタイミングで時間を取られますし、目視作業のためミスの懸念もありましたので何とか効率化できないか…と思っていました。
熟練社員によるアナログ業務の悩みに対し、トーテックはASTERIA Warpで下記の解決方法を提案・導入いたしました。
業務自動化へのご提案と、ノーコードツールのメリットを活かした短期間での導入が実現できました
コロナ禍以降、飛躍的に業績拡大されていることは認識しており、日々発生する得意先からの注文データに付随する運用について、限られた人員の中でどう対応されているのかが気になっていた事がご提案の背景です。
東海模型様との会話を通じて、得意先EDI/EOSに付随する作業が担当者に依存し、煩雑な定型業務である事が判明いたしました。
また当社よりTOTEC-ERPの導入を通じて、業務毎に特化したシステムを利用いただいております。
そのため、システム毎にマスタが分散されている事が原因で、マスタの二重メンテナンスが発生している事も浮き彫りになりました。
各業務が人に依存しており、熟練社員の経験とノウハウがものをいうのも実態ですので、定型業務のデジタル化を通じた、属人化した業務からの脱却が大きな課題だと認識し、ASTERIA Warpによる業務自動化をご提案いたしました。
前述の通り、限られた人員で業務を進められている事もあり、2ヵ月といった限られた時間での迅速な立ち上げを目標といたしました。短期間でありましたし、多少躓いたところはありましたが、ASTERIA WarpはGUIがわかりやすく、ノーコードでフローを開発できるので予定通りのスケジュールで導入を完了することができました。
また、今後トーテックにて継続的に開発・サポートをさせていただくことも考慮して、連携フローの開発における開発ルールを定めて保守性も重視した開発を進めました。
今回はフロー開発からご支援させていただきましたが、ITの知識や経験のない方でも簡単なフロー作成が可能なツールとなっています。
ASTERIA WarpはEAI・EDLマーケットでシェアNo.1の製品で純国産のプロダクトです。品質にこだわる日本企業のニーズを理解したプロダクトであるからこそ、自信をもってご提案いたしました。
「30分～1時間の取り込み作業を自動化して5分のチェックだけに。働き方改善にも繋がりました」
ASTERIA Warpを導入したことで、お客様からの注文データや取引先からの入荷予定データの取り込みを自動化することができました。
ASTERIA Warpでフローを組んでおけば、指定した時間にデータ形式の加工をして連携をしてくれるので、人手での取り込み作業が無くなりました。これまで30分～1時間かけて取り込んでいた作業も、自動取り込みされたデータをチェックする5分くらいの作業に短縮することができましたので、月間にすると10時間以上削減できています。
またトーテックから単純に注文データや入荷予定データの取り込みを自動化するだけでなく、下記2点についても提案してもらいました。
・注文データに基づき、在庫の引き当て案を基幹システムで参照できる様にして、出荷検品につなげる。
従来は早朝に注文データを基幹システムへ取込み、Excelを利用し、在庫の引き当て案を手作業で作成しておりました。
これまで以上に注文データを基幹システムへシームレスに連携する事により、自動で在庫の引き当て案まで作成する事
で、業務の省力化に繋がりました。
・FAX注文書に基づいた手作業での受注エントリーを廃止し、AI-OCRを活用した受注入力の省力化。
お客様からFAXで送付される注文書を手作業で基幹システムの受注入力画面に入力しておりました。
FAXで送付された注文データを複合機でpdfに変換し、invoiceAgentのAI-OCR機能で注文内容をデータ化。
ASTERIA Warpを活用し、データ化された注文データを基幹システムへ取り込む事で入力工数を削減できるプランです。
担当者は基幹システムへ取り込まれた注文データを目視確認し、問題なければ受注エントリーとして処理する事で業務
効率が改善されます。
毎日担当者が早朝出社する必要も無くなったので、担当者への負荷も無くなり働き方改革にも繋がったと感じています。
「二重管理や抽出作業が無くなり、ミスのへ不安や手間も無くなりました」
マスタの二重管理による煩雑さもASTERIA Warpで解決することができました。
基幹システムと会計システム双方で利用するマスタは原則、基幹システムのマスタのみメンテナンスする方針へ見直しいたしました。
ASTERIA Warpを活用し、基幹システムと会計システム間の連携インターフェースの見直しを図りました。インターフェースの見直しに伴い、基幹システムのマスタをメンテナンスするだけで、シームレスに会計システムへマスタ連携されます。マスタメンテナンス時の小さなストレスが無くなり、メンテナンス漏れでミスへ繋がるという不安も無くなりました。
これまで目視で行っていたデータ抽出についても、ASTERIA Warpを導入したことで、決まった時間にその日分のデータを自動で抽出してくれるようになりました。
この時間にやらなきゃ！と追われる気持ちも軽減しましたし、目視で行うことによるミスも無くすことができました。
「業務を理解したうえでの提案で安心して任せられました」
今回、入出荷業務や経理部門など、様々な部門でアナログ業務の悩みがありましたが、それぞれの業務内容やフローを理解したうえで求めているものにフィットした提案をしてくれました。
トーテックさんとは長くお付き合いしているというのもありますが、いつも安心してお任せできるなと感じています。
やはりシステム導入をする際は、単純に導入すればいいということではなく、業務内容や課題に踏み込んで、「業務改善」をゴールにした提案・導入をしてくれるIT支援パートナーにお任せするべきだと改めて感じました。
経理部 宮地優子氏
「自分たちでは疑問を持たないアナログ業務にもプラス提案で気付きを与えてくれます」
何か業務の悩みや課題をご相談すると、「これをやるならこれもできるのではないか？」というプラスの提案をしてもらえるのでとても助かっています。
今回も、業務の悩みをご相談したところ、会計システムでの入金データを基幹システムへ取り込む事で、得意先の売掛金管理を省力化する提案もいただきました。
自分たちでは認識できていなかった部分もASTERIA Warpを活用した課題解決案を提案してもらえました。
これまで長年やってきた定型業務だと、この業務は当たり前にやらなければならないというように疑問を持たないことも多々あるのですが、そういった提案をしていただけることで、新たな気付きと改善点を見つけることができました。
「アナログ業務の削減で、注力すべき業務へ力を入れていきたいです」
今回ASTERIA Warpで定型のアナログ業務を効率化できましたが、今後もデータ連携を進めて更なる業務効率向上を進めていきたいです。
これまで人がやっていた業務をシステムに置き換えたり、属人化による引継ぎ作業を撤廃したりと、より一層効率化を図っていくことで、お客様へのサービス提供レベルの向上に注力し、お客様への貢献と、会社の更なる発展を目指していきたいと思っています。
DXを加速させ、東海模型様の競争力強化をIT面でご支援いたします
日本の労働人口は減少傾向であり、リクルート市場も激化しております。
これまでの様な労働集約型での事業運営には限界があり、労働生産性が求められる時代になりました。
また、従来以上に人材育成に時間をかけられない中でも、業績が拡大されている現状だからこそ、熟練社員の経験とノウハウに頼った定型業務を可能な限り自動化させるべく、ASTERIA Warpの活用をご提案いたしました。
本プロジェクトでは熟練社員の方々を中心に、これまでの経験とノウハウのデジタル化に向けて協力いただきました。
自社の将来を見据えて、熟練社員の方々が経験とノウハウを積極的に伝承されるひたむきな姿勢に、東海模型様の誇りを感じることができました。
またプロジェクトを通じて改めて東海模型様の現行業務を把握するきっかけとなりましたので、今後もASTERIA Warpを活用した更なる業務の自動化をご提案し、SEと一丸となってサポートをさせていただきたいと思います。
年々業績拡大され、これまで以上に社会から必要とされている企業だからこそ、東海模型様の更なる飛躍をIT面でサポートさせて頂くことが当社の使命です。
取材日：2026年2月13日
記載の担当部署は、取材時の組織名です。
ノーコードデータ連携ツール
「ASTERIA Warp」
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