ポストモダンERP導入事例「東海模型株式会社様」
基幹システムを刷新し、受注、出荷、請求、在庫、仕入を一元管理
巣ごもり需要で急増した受注にも対応
ポストモダンERPを採用し、必要な機能を必要なタイミングで導入
東海模型株式会社（以下、東海模型）は、業界トップクラスの規模を誇る、模型・玩具の総合卸商社です。扱う商品は幅広く、実に30～40万点のアイテムを扱っています。多様な商品を小売業に届けるためには、効率良い販売管理と物流機能が必要です。
ところが、かつては、アイテム数が多いために受注、在庫、仕入などを正確に把握できず、販売管理がうまく行っていなかったといいます。東海模型では、管理しきれなくなる前に基幹システム刷新の決断をしました。
オフコンを使った古い基幹システムを刷新するにあたって、選ばれたのがポストモダンTOTEC ERPです。これまでの一体型（モノリシック）ERPとは違い、販売管理、会計などの専門業務ソリューションを組み合わせることでユーザーが必要とする機能を導入できます。コロナ禍など不確実性が高くなっている外部環境の変化に合わせて、機能を柔軟に追加・拡張できるシステムです。
―― ポストモダンTOTEC ERPとは ――
トーテックアメニティ株式会社（以下、トーテック）は、卸売業への基幹システム導入の経験が多く、東海模型様とのお付き合いを通して業務内容を熟知していたことから、基幹システム刷新の支援パートナーとして選ばれました。
受注・在庫・仕入が正確に把握できない状況から、どのように基幹システムを刷新し、どんな成果を上げたのでしょうか。基幹システム刷新の経緯と今後について、次の方々に伺いました。
＜東海模型株式会社＞（発言順）
代表取締役社長 酒井健一郎氏
トイホビー本部 商品部 マネージャー 片山廉氏
経理部 宮地優子氏
＜トーテックアメニティ株式会社＞（発言順）
産業システム事業部 第2システム部 第1グループ 戸張雅文
産業システム事業部 第2システム部 第1グループ 上原一輝
産業システム事業部 中部営業部 吉田慎吾
本社：愛知県名古屋市西区比良4-1
設立：1957年3月
資本金：2,400万円（2024年2月現在）
従業員数：65名（2024年2月現在）
事業内容：模型・玩具の総合卸商社
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「歴史」と「文化」をつむぐ、東海模型
東海模型は業界トップクラスの規模を持つ、模型・玩具の総合卸商社です。創業67年の歴史があり、当初は小中学校に木製教材を納入していましたが、プラモデルの卸事業をきっかけに各種模型、玩具、ラジコンなど取扱商品を増やし、取引先も百貨店、GMS、家電量販店に広がりました。
東海模型は、他社に比べて圧倒的な商品在庫を持ち、販売店からの信頼を得ています。長い歴史を通じて得た、メーカーとの信頼関係、販売実績データ、さまざまなノウハウが東海模型の強みです。
模型・玩具は、大きく2つに分けられます。1つは、昔から広く愛され、時代が変わっても支持される商品。これは歴史を語ります。もう1つは、時代が変わる中で新しく生み出される商品。これは、文化を語ります。歴史と文化の物語を語る商品を扱う卸商社として、東海模型は挑戦を続けます。
―― 模型・玩具が並ぶ東海模型のオフィス ――
状況が把握しきれない
「かつては、在庫の状態が把握しきれず、もどかしい状態でした」
現在の基幹システムを導入する前は、メーカー毎に入出庫担当者を設け、担当者毎で在庫管理を行っておりました。発注は担当者の経験と勘で数量を確定させ、基幹システムで注文書発行を行っておりました。
入荷検品は基幹システムで発行した注文書をベースに実施し、出荷検品はお客様からの注文データをExcelで加工し、棚にある在庫を目視確認して在庫の引き当てを行っておりました。
そのため、当時の基幹システムでは現在庫が分からないため、お客様から在庫の問い合わせを頂いても、担当者でなければどの商品が・どれだけ・どの棚にあるのか分からない状態でした。
営業活動においても、商品の販売推移が明確でない状況で、お客様へ商品や売り場の提案をしておりました。経験と勘に頼った営業活動であり、顧客の販売実績を通じたトレンドによる提案活動も大きな課題となっておりました。
これが約5年前までの弊社の姿ですが、現状を把握できないもどかしさが常にありました。
各業務が熟練社員のスキルに依存する事は経営上の大きなリスクであり、将来を見据えると抜本的な改革が必要だと感じておりました。
―― 販売管理業務の流れ ――
経理部 宮地優子氏
「以前は手書きの台帳を使い、会計処理は税理士さんにお願いしていたので時間がかかっていました」
基幹システムを刷新する前は、手書きの台帳があり、Excelで請求書を発行していました。売上の集計や取引先ごとにフォーマットの違う請求書の作成など、ずいぶん手間がかかっていました。会計処理は、税理士さんにお願いしていたので、業務ボリュームも把握できませんでしたし、時間もかかりました。
こういったやり方では世の中のスタンダードから置いていかれるとは思っていましたが、いざとなると、時間もかかるし、やり方を変えることへの反発もあり、なかなか実行できずにいました。
また2022年6月に株式会社CGSToysから玩具卸事業を譲り受け、弊社のあまオフィスとして開設しました。
本社は税理士さんにお願いして会計処理を対応しておりましたが、あまオフィスでは内製で会計処理を行っており、経理業務の標準化が課題でした。
そんな中、2023年10月に開始したインボイス制度、2024年1月に義務化された電子帳簿保存法と、法改正のイベントが重なっておりました。
弊社のお客様は小売業が中心となりますので、お客様独自のシステムから注文データの発行や納品実績データの送信を日々求められます。
更に昨今では巧妙なマルウェアが多く存在しており、お客様との取引をデータでやり取りしている企業である以上、セキュリティ面の対応も検討課題となっておりました。
企業として法令やコンプライアンスを遵守する事は当然であるものの、実務上の運用をどうすべきなのか検討が迫られておりました。
ポストモダンERPで情報を一元化
販売管理が不十分な状態から抜け出そうとしていた東海模型ですが、業務改革のハードルは高く、なかなか手を付けられずにいました。そんなときに、基幹システム刷新を後押しするメンバーが現れました。
トイホビー本部 商品部 マネージャー 片山廉氏
「基幹システム刷新の経験があったので、ゴールのイメージはありました」
東海模型で基幹システムを刷新しようというタイミングで、転職してきました。先ほどから話が出ているように、現状がどうなっているかが見えなかったので、受注してピッキングリストを作成すると、倉庫内の在庫を探し回る状態でした。ここから抜け出し、適切な販売管理を行って、受注、出荷、請求、在庫、仕入をリアルタイムで把握できるよう、基幹システムの刷新プロジェクトが動き出しました。
刷新プロジェクトも最初からスムーズに動いたわけではありません。現場からは、長年行ってきた業務を変えることになると、これまでよりも作業に時間がかかるなど、変わる事に対する抵抗がありました。一時的に仕事は増えるかも知れないが、それを上回るメリットがあって、全体が良くなるからと説得を続けました。システムを使って効率を高めたい社員と、それまでのやり方を続けたい社員の比率は、7:3ぐらいだったでしょうか。
まず手を付けたのは、商品マスターの作成ですが、弊社で扱うアイテム数は30～40万点ありますのでなかなかの作業でした。また、何をどう変えるのかについて社内の意見をまとめ、システム刷新の方向性を打ち出すのにも時間がかかりました。
今回は、導入支援をトーテックさんにお願いしていますが、支援パートナーの役割はとても重要です。トーテックさんにお願いすることになったのは、次のような理由からです。
- 弊社とトーテックさんとの協力体制が築けた。
- 業務分析を通じて、弊社の業務を理解している。
- 導入実績が多く、弊社の取引先のシステムにも詳しいので、取引先とのシステム連携がスムーズ。
「現状をリアルタイムで把握できるようになりました」
基幹システムを刷新するにあたっては、業務を止めていけないという課題がありました。弊社の事情で取引先にご迷惑をおかけするわけにはいきません。取引先に影響がないことを検証してから基幹システムを移行すべく、長い検証期間を取るスケジュールで推進いたしました。本稼働してから3か月ぐらいは、基幹システムでカバーすべき項目が漏れているなどのトラブルがありました。そのつど、トーテックさんに対応してもらいましたが、基幹システムが安定して稼働したのは、ちょうどコロナ禍が拡大し始めた頃でした。
基幹システム刷新によって、現状をリアルタイムに把握することができるようになりました。在庫の現状だけでなく、過去の推移も確認できるため、商品毎の適切な在庫数が分かるようになりました。適正在庫に基づいた発注処理をする事で、売れ筋の商品にキャッシュを活用することになりますので、営業キャッシュフローが改善されました。
在庫情報が一元化されたため、お客様からの商品問い合わせに対しても迅速に対応することができるようになりました。
営業活動においては、これまでの販売実績を可視化すべく、データウェアハウス（Dr.Sum）を導入いたしました。
販売実績を可視化する事で、地域などのトレンドを把握する事ができ、お客様毎に適切な提案活動に繋げられる環境を構築しました。
株式会社CGStoysからの事業譲渡の際、各拠点で異なる基幹システムの統合を通じた、業務の標準化が課題となりました。基幹システムを統合する場面でもトーテックさんが活躍しました。システム運用を含めたさまざまな違いがあり、あまオフィス側の意見もありましたが、トーテックさんが間に入って調整してくれました。あまオフィスの要望を聞いて新しい機能を追加するなど、一方的に本社のやり方を押しつけるのではなく、お互いの良いところを出し合うことができたと思います。
また昨今蔓延するマルウェアに対しては、トーテックさんよりaws(Amazon Web Service)を活用したバックアップのご提案を受けました。
セキュリティはどれだけ優れたツールを導入しても、利用者側のITリテラシー次第で、社内データの保全性は変わってしまいます。
従来の社内システムではマルウェアに感染した場合の復旧案がなかったのですが、awsにマルウェアがアクセスできない環境を構築し、日々の業務データをバックアップする事で、万事の際に業務を復旧できる環境を構築いたしました。
適材適所のソリューションを使える、ポストモダン型トーテックERPを提案
（トーテック 戸張雅文、上原一輝、吉田慎吾）
産業システム事業部 吉田慎吾、上原一輝、戸張雅文
東海模型様との協議を通じて、販売管理、在庫管理、取引先とのシステム連携などの要件が上がってきました。パッケージに即した業務へ見直しをする事で、業務そのものがシンプルになる事を考えておりました。必要なソリューションを適材適所で使えるポストモダンTOTEC ERPをご提案いたしました。
―― 基幹システム刷新の提案内容 ――
ポストモダンTOTEC ERPには、現在の課題を解決するのはもちろんですが、将来起こりえる環境変化にも対処しやすいというメリットがあります。模型・玩具の業界は、消費者の動向に大きく左右されるので、変化に対して柔軟に対応できるシステムを選びました。
―― 入荷作業の様子 ―― ―― 出荷作業の様子 ――
会計処理においても、経理業務の標準化が課題となっておりましたが、一からすべての業務を構築する事は困難です。
将来起こりうる環境変化に迅速に対応していくためにも、新たな会計システムの機能を活用し、経理業務を構築する事が課題解決を早期に実現できると感じました。新たな会計システムは①法改正など外部環境の変化に対し迅速な対応ができる、②分かりやすいユーザーインターフェースであることをポイントに、シェアの高い会計システムをご提案いたしました。
会計システムの標準機能で経理業務を推進する事で、業務がシンプルになり、将来的な業務の移管も容易になります。
2023年10月に開始したインボイス制度に関しても、各業務に特化したシステム(基幹システム、会計システム)を活用する事で、運用案の検討も含め、早期に対応が完了いたしました。
また、電子帳簿保存法に関しては、お客様が作成された注文データや基幹システムから発行される納品実績データの保存義務が一番対応を求められましたが、証憑保管専用のシステムを導入し、基幹システムと連携する事で、手作業なく電子データの保管ができる状態となりました。
証憑保管システムではAI-OCRのエンジンが搭載されております。
お客様からpdfで送付される注文書に対しAI-OCRで注文内容を読み取り、読み取り結果を基幹システムへ連携させる事で、受注エントリーの工数削減にも繋げられました。
世の中のスタンダードへ追いつく
経理部 宮地優子氏
「ようやく世の中のスタンダードに追いつくスタート台に立てました」
基幹システムが刷新され、会計システム（奉行クラウド）とデータ連携するので、すべてのプロセスをシステム化することができました。
従来は基幹システムと会計システムが連携していなかったため、支払管理などの業務が全て二重作業となっておりましたが、基幹システムのデータを活用する事で会計処理が省力化されました。
従来よりも総勘定元帳や残高試算表の作成がスムーズになり、税理士さんとリモートで会計システムを操作する運用も取り入れたことで、決算の早期化に繋げられております。
基幹システムを刷新して良くなったことは大きく2つあります。まず、情報の一元化。これまで担当者の頭の中にしまってあった情報を、システムを使って誰でも把握できるようになりました。在庫で言えば、在庫数と受注数、仕入数を比べて、今の在庫が適正なのかどうかがすぐに判断できます。2つめは業務の標準化です。業務の進め方も人それぞれでしたので、何か問題が起きたときはその業務の担当者に聞かなければわかりません。そのため、担当者が休むと仕事が止まっていましたが、今は他のメンバーが代わりに対応できるようになりました。
効率の悪いやり方から脱却して、正しい商品を正しいお客様に正しいタイミングで届けるという物流の基本が実現できました。業務のやり方を変えることへの反発もあり、社内の説得に時間もかかりましたが、世の中のスタンダードに追いつくスタート台に立てたと感じています。今後は、ミスが見つかったら犯人捜しをするのではなく、ミスの原因をつぶし、日々の業務品質を上げることに注力していきます。
代表取締役社長 酒井健一郎氏
「迷ったらやるべきです」
基幹システムを刷新し、あまオフィスを統合して、ようやく会社のベースができたと思っています。今後は、新しい業態の開拓を行うと同時に新しい物流拠点を作りたい。もっとシステムを活用したいと思います。
基幹システム刷新にはコストもかかりますし、プロジェクトをけん引できる人材がいないとむずかしいので、迷うところもあると思いますが、迷ったらやるべきだと感じています。その際には、支援パートナーが支援先の業務内容を理解していて、基幹システムを刷新したらどうなるのかを具体的に示せることが大切です。いろいろとお話を聞いた中では、システム中心の発想で提案されるベンダーさんもいましたが、弊社が必要としていたのは業務改革です。そのためにシステムをどうすべきかについて相互理解ができ、協力できる体制を支援パートナーと構築することが重要なポイントだと思います。
備えあれば憂いなし
「巣ごもり需要による受注増大にも対応できました」
2019年12月に新基幹システムを稼働させた直後にコロナ禍が発生しました。当初は受注が減るのかと思っていましたが、コロナ禍が拡大した2020年の5月頃から巣ごもり需要により受注が急激に増えました。以前のやり方ではとても対処できなかったと思いますが、新基幹システムを使って受注をさばくことができました。
コロナ禍で社員が長期間休むことも多かったのですが、情報の一元化と業務の標準化ができていたので、休んだ社員の穴を他のメンバーが埋めることができました。
今回のプロジェクトを通じて感じたことは、外部環境の変化に対する準備の重要性です。外部環境がどう変化するかは予測できません。コロナ禍により巣ごもり需要が増えるとは誰も予測できませんでしたが、あらかじめ準備しておいたので、急激な受注増加も乗り切ることができました。
東海模型様のご協力あっての基幹システム刷新（トーテック 戸張雅文）
2019年12月に新基幹システムを立ち上げてからもう5年が経ちました。最初の3か月はいくつかトラブルもありましたが、その後、順調に稼働しているのは東海模型様のご協力あってのことです。今後も新業態の開拓や新物流拠点の開設など、システム面で支援できることがありましたら、ささいなことでもお聞かせいただきたいと思います。
コロナ禍に屈する事なく積極的な事業展開を進められておりますので、TOTEC ERPで蓄積された業務データを活用し、将来的には①ジオグラフィックによる地域特性に即したマーケティングプランの検討、②予算管理の推進による更なる事業戦略の検討 をIT面でサポートしたいと考えております。
取材日：2024年2月2日
記載の担当部署は、取材時の組織名です。
会計・販売管理・人事システム
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