報告業務を効率化！MotionBoard（モーションボード）のレポート出力機能とは？

みなさんは、報告資料の作成に、思った以上の時間がかかってしまった経験はありませんか？
「データ収集に時間がかかる」「フォーマットがバラバラ」「作成者によって品質が違う」そんなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

定期的な報告資料の作成は、企業活動において欠かせない業務のひとつです。
しかし、資料作成に多くの時間と労力を費やしている企業は少なくありません。
報告資料を作成する担当者の工数や負担が大きくなるため、忙しい業務の合間に報告資料を作成する時間が確保できないという声もよく耳にします。

こうした課題を解決してくれるのが、WingArc1st社が提供するBIツール「MotionBoard（モーションボード）」です。
※BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは、企業内に蓄積されたデータを収集・統合・分析し、グラフや表などで可視化することで、業務や経営の意思決定を支援するツールです。

本記事では、BIツール「MotionBoard」のレポート出力機能を活用して、報告用務を自動化・効率化する方法をご紹介します。

BIダッシュボードMotionBoard(モーションボード)に関する資料をダウンロードできます 

 

BIツールMotionBoard（モーションボード）とは？

MotionBoardは、ExcelやCSV、データベース、IoT機器など、さまざまなデータソースと連携し、リアルタイムでの可視化・分析を可能にするBIダッシュボードです。
特に、リアルタイム可視化やレポート出力機能に強みを持っている点が評価されており、他のBIツールとの比較でも高い評価を得ています。
また、アラート通知、データ入力（※データ入力についての記事はコチラ）、レポート出力など、多彩な機能を備えており、業務の意思決定を支援するプラットフォームとして製造業をはじめとする多くの業種で導入が進んでいます。

MotionBoardの詳細ページはこちらから

 

レポート出力機能とは？

MotionBoardのレポート出力機能は、ダッシュボード上で可視化されたデータをPDF・Excel・PowerPoint形式で出力することができるオプションです。
出力したファイルは、指定したタイミングでメールやチャットで送信したり、特定のフォルダに自動保存することもでき、報告業務の自動化・標準化・共有の効率化に大きく貢献します。

また、スケジュール設定による定期出力や、条件に応じたアラート連動出力にも対応しており、必要な情報を、必要なタイミングで、必要な人へ届けることが可能です。 

 

レポート作成の課題とMotionBoardによる解決

リアルタイムでの可視化が強みのMotionBoardと、静止点でのデータとなる「レポート作成」という組み合わせを意外に感じる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、業務では「定期的な報告資料の作成」が欠かせない場面が多く、MotionBoardのレポート出力機能はその課題を解決するのに有効です。

例えば、月初に毎月作成している報告資料がある場合、以下のような手順が一般的です。

①データの収集・加工
②集計
③フォーマット調整
④関係者への共有

この一連の作業には、数時間から場合によっては数日かかることもあり、部門が増えるほど必要工数も増加します。例えば、手動でExcelを使って資料を作成する場合、転記ミスやフォーマットのばらつきが発生しやすく、Excel業務の効率化が求められています。

さらに、次のような課題を発生しがちです。

• 転記ミス
• 作成者ごとのフォーマットのばらつき
• 属人化による異動や退社時の引継ぎ
• 作成タイミングの違いによるデータの鮮度の差
• 最新ファイルの所在がわからなくなる

毎月これを繰り返していては、作成者にとっても確認者にとっても大きな負担となります。

MotionBoardのレポート出力機能を使えば、最初にボードを準備するだけで、以降は毎月ボタンひとつでレポート出力することが可能です。
また、自動作成機能もあるため、設定次第ではボタン操作すら不要です。
すべて手動で資料を作成する場合、作成開始時点では最新だったデータが、資料完成時にはすでに古くなっていることもありますが、MotionBoardなら最新データが最新のうちに資料化できるため、このスピーディーさは手動作成では実現できない大きな魅力ではないでしょうか。
手動作成では両立が難しい作成スピードと正確さですが、MotionBoardであれば両立することが可能です。

 

実際の活用事例：月次報告資料の自動化で年間144時間の工数削減！

弊社でも、MotionBoardによる自動出力資料が増えており、作成時間の大幅な短縮と、資料の標準化・品質向上を実現しています。
例えば、私が所属しているシステム開発部門では、毎月部会が開かれ、グループごとに各種目標に対する進捗状況を報告します。
その際に使用するPowerPoint資料をMotionBoardで自動出力するようになりました。
自動出力する前は複数ページの資料作成に1グループあたり約3時間かかっており、4グループ分を毎月作成すると、年間で144時間もの工数が発生していました。
この取り組みにより、年間でおおよそ144時間もの工数が作成できました。
これは、約18営業日分の作業時間に相当します。報告資料の自動化が、業務効率化に大きく貢献していることがわかります。

• 計算式：資料作成時間（3時間）×グループ数（4）×月数（12か月）

<MotionBoard画面イメージ>

<PowerPoint出力イメージ>

チャートだけではなく、タイトルやコメント記載欄を出力することも勿論可能です。

グループごとにバラバラだったフォーマットも統一され、品質も向上しました。
それに伴い、部会での報告内容も統一され、わかりやすくなりました。

 

他業務への活用事例

他にもMotionBoardのレポート出力機能はさまざまな業務で活用できます。

・生産実績報告
活用内容：生産数、稼働率、達成率をデータベースから取得し、月次でグラフ化
効果：PowerPoint出力し、月次報告会で使用する資料作成の工数を削減

・設備稼働状況
活用内容：IoTデータや稼働ログを集計し、停止時間や稼働率を算出
効果：PDF出力し、過去分も残しておくことで異常発生時の原因究明に

・在庫状況報告
活用内容：在庫データを自動取得し、１週間の推移をグラフと集計表で表示
効果：Excel出力し、生産計画や部品発注の判断材料に使用

＜PowerPoint出力イメージ＞

＜PDF出力イメージ＞

まとめ

MotionBoardのレポート出力機能は、報告業務の自動化・効率化を実現します。
それだけにとどまらず、業務の見える化・標準化・属人化の防止にもつながる、とても有用な機能です。

「毎月同じ作業を繰り返している」
「報告資料づくりに時間がかかっている」
「リアルタイムで報告したい」
「資料や品質やフォーマットにばらつきがある」

そんな課題をお持ちの方に、ぜひ、おすすめしたい機能です。
業務の効率化と、働き方の改善につながるヒントがきっと見つかるはずです。
まずは１つの報告業務から、MotionBoardで自動化してみませんか？その便利さと効果をぜひご体感ください。
今後も弊社では、MotionBoardの機能を最大限に活用し、お客様の業務改善・DX推進に貢献してまいります。

BIダッシュボード『MotionBoard』
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