営業が入力作業から解放される！受発注業務の効率革命

 「またこのフォーマットか……」「お客様からの注文メール、手入力じゃなくて自動で処理できないの？」
こんな声が営業現場から聞こえてくるのは、決して珍しいことではありません。
多くの企業で、受発注業務にはいまだに「人の手による入力作業」が多く残されています。

特に営業担当者は、本来お客様との信頼関係を築き、価値を提供することが役割のはず。
ところが実際には、受注メールの確認、内容の転記、在庫のチェック、納期の調整、見積書の発行など、事務作業に追われてしまい、本来の業務に集中できていないケースが多く見られます。

ではなぜ、今でもこんな「非効率な仕組み」が残っているのでしょうか？

WEB受発注システム「ECｰConnect＋」に関する資料をダウンロードできます 

 

アナログ文化が残る「受発注」という壁

理由のひとつは、企業間の受発注におけるフォーマットやルールがバラバラであること。 FAXやメールによる受注、電話での確認など、相手企業に合わせて対応しなければならない場面が多く、完全な自動化が難しいという事情があります。

また、既存の基幹システム（ERPなど）が複雑すぎて、営業部門やバックオフィスが簡単に扱えないというケースも。 こうした背景が、「結局は人が入力するしかない」という状態を生んでいるのです。

 

効率化のカギは「入力をなくす」こと

このような状況に風穴を開けているのが、近年注目を集めている「受発注業務の自動化ツール」です。

キーワードは「脱・手入力」。 たとえば、AI OCRを活用してFAXやPDFの発注書を自動で読み取り、基幹システムにデータを取り込む仕組みや、取引先とのやり取りを共通のプラットフォーム上で行うBtoB受発注システムなどが登場しています。
これにより、営業担当者は入力作業から解放され、お客様への提案や課題解決に時間を割けるようになります。

 

導入がもたらす「3つのメリット」

受発注業務を効率化することで得られるメリットは、大きく3つあります。

　1. 人為的ミスの削減
　　手入力による誤入力、転記ミスなどのヒューマンエラーが減り、クレームや再発注のリスクが低減します。

　2. 業務時間の短縮
　　これまで30分かかっていた作業が5分で終わるようになるなど、営業やバックオフィスの生産性が大幅に向上します。

　3. データの可視化と経営判断の迅速化
　　データが即時に蓄積・可視化されることで、売上動向や在庫状況の把握がしやすくなり、経営判断にもスピードが出ます。

 

成功のカギは「現場視点」での仕組みづくり

とはいえ、効率化はツールを入れただけでは実現しません。
むしろ、「現場の実情に即した設計」が重要です。
営業やバックオフィスが日々どのような情報に触れ、どんな判断をしているかを丁寧に洗い出し、それをベースに業務フローを再設計する必要があります。

情報システム部門の方には、ぜひ業務部門との密な連携を。
そして経営者の皆さまには、単なるコストカットではなく「働き方改革」としての投資であるという視点を持っていただきたいと思います。

 

まとめ：営業は、もっと創造的な仕事に時間を使える

これからの時代、営業担当者に求められるのは「単なる受注係」ではなく、「お客様の課題を発見し、解決策を提供するパートナー」です。
入力作業や単純作業から解放されることで、営業はもっと創造的で価値のある仕事に集中できるようになります。

受発注業務の効率化は、単なる業務改善ではありません。それは、企業全体の競争力を高め、社員の働きがいを育てる「革命」の第一歩なのです。

WEB受発注システム「ECｰConnect＋」基本ガイドブック

いますぐダウンロード